社内コミュニケーションを活性化するアイデアと成功事例

社内コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションとは、同僚同士、上司と部下などの基本的な関係から、部署間を越えた社内関係のコミュニケーションまで広く指します。日々の業務や会議などを通じてのやり取りのほか、ちょっとした雑談や業務外での集まりなども含まれます。

HR総研が2021年3月に発表した「社内コミュニケーションによるアンケート」では、従業員の約7割がコミュニケーション不足が業務の障害であると感じている結果となっています。

このアンケート結果では、社内コミュニケーション不足により「迅速な情報共有」に障害が出ているという声が9割近くを占めています。「部門間・事業所間の連携」「業務中の気軽な相談・質問」にも高いポイントがついています。その要因には、新型コロナウイルス以降急速に普及したリモートワークの影響がうかがえます。

コミュニケーションが不足すると精神的ストレスが増加する

上記グラフの結果より、コミュニケーション不足により、「精神的ストレス」の数値も2020年の結果に比べて大きく伸びているのも看過できない現状です。

「ストレスや強い悩み、不安など、労働者の心身の健康、社会生活および生活の質に影響を与える可能性のある精神的および行動上の問題を幅広く含むもの」これはすなわち、疾患ほど重度ではなくても、悩みや不安を抱えた状態も指すため、私たちの日常生活でとても身近にある状態も「メンタルヘルスの不調」に該当します。

従業員のメンタルヘルスは、組織全体の活力や生産性に影響を与えます。

働く中で、誰しも、不安を抱えたり、何かが気になって業務が手に付かなくなるなどの経験はあるでしょう。そうしたメンタル不調は脳の機能低下をもたらし、集中力や判断力を鈍らせます。
その状況が深刻化すると生産性が下がっていくというメカニズムです。

そしてメンタル不調者が増えるとどうでしょう？
不調を訴える人の数が増えれば、それだけ組織にインパクトを及ぼすものとなり、部署、事業部、企業全体の生産性の低下を招き、業績不振にも繋がっていきます。

またソフト面においても、一緒に働いている身近な仲間が2人、3人とメンタル不調によって業務効率が下がったり、体調不良になっていくと、不穏な空気感がひろがります。そして不調ではない従業員に対しても、不安感をもたらしたり、モチベーション低下を招くことがあります。

このように、メンタル不調は組織へ悪影響をもたらすため、コミュニケーションの不足に夜ストレスの増加は野放しにせず対策をする必要があります。

関連記事：メンタルヘルスとは？職場のメンタル不調の予防と対応策

不足すると業務へのモチベーションが低下する

従業員のモチベーションを大きく左右するのが、管理職のモチベーションマネジメント能力です。モチベーションマネジメントとは、従業員が高い意欲を持って業務に取り組めるように動機づけをし、サポートするマネジメントのことです。実施するためには従業員間での活発なコミュニケーションが欠かせません。

コミュニケーションが不足した状態だと、個人のモチベーションの維持が難しく、従業員の能力や生産性向上の促進には限界があると考えられます。

実際に、レッドフォックス株式会社の「若者の組織への意識に関する調査」によると、若手社員のモチベーションが変化した理由は1位「業務内容」に次いで、「上司との関係」が2位にあげられています。

管理職はモチベーションマネジメントを通して部下とのコミュニケーションを図り、モチベーションが低くならないよう努める必要があります。

社内コミュニケーションを活性化するメリット

社内コミュニケーションを活性化させることは、従業員にとって快適な職場環境を育むことに繋がります。良好なコミュニケーションが取れている職場では、互いの意見も発信しやすく、さまざまな情報共有を円滑に行えるようになります。従業員のモチベーションアップにも直結し、生産性も上がりますし、顧客の満足度にも好影響があるでしょう。

日々の雑談から仕事のアイデアを得ることもあります。従業員同士のやり取りがスムーズであれば、ミスが生じたときにもすぐに報告が行われ、大事になる前に対応することもできるでしょう。同僚や上司との良好な関係は、従業員のストレスを減らし、離職率の低下にも繋がります。離職率が低く、従業員の満足度が高い企業はビジネス誌や就活者向けサイトでも注目されていますので、企業ブランドの向上にもなり、より優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。

• 従業員のモチベーションアップに直結する
• 生産性があがる
• 顧客満足度にも好影響を及ぼす
• 仕事のアイデアにつながる
• ミスが起きてもすぐ対応できる
• 従業員のストレスを減らす
• 離職率が低下する
• 従業員満足度が高くなる
• 企業イメージが向上する
• 優秀な人材が集まる

社内コミュニケーションを活性化させる取り組み

職場の社内コミュニケーションの活性化度を確認したあとは、現状に合わせて活性化させていく必要があります。

ここでは活性化させるためのポイントをご紹介します。

コミュニケーションの活性化度や課題をを確認する

まずは自社の社内コミュニケーションの活性化度や課題を確認することで施策を検討することができます。具体的な方法をいくつかご紹介します。

• 心理的安全性の確認
• ストレスチェック
• パルスサーベイ
• 職場の強みチェクリスト

心理的安全性とは、自分がミスをしても非難されることがないという信頼をチームが築いており、対人関係の不安がなく仕事に挑戦ができる状態を指します。この度合いが低いと、いくらコミュニケーションを活性化させる施策を実施しても、なかなか活性化しない可能性が高いです。

関連記事：心理的安全性とは？４つの因子、メリット、測り方、作り方

ストレスチェックやパルスサーベイで定期的にコミュニケーション状況を確認できます。コミュニケーションがうまくいっていない場合、情報伝達に支障が出たり、信頼関係の構築が難しかったりすることで、従業員へのストレスが高まります。そのため、ストレスチェックはコミュニケーション活性度を可視化でき、従業員のストレス軽減と良好な職場環境構築に役立ちます。

関連記事：ストレスチェック制度は義務？目的や実施方法を解説

パルスサーベイでは従業員の心の状態を定点観測できます。たとえば「上司や周りは自分を一人の人間として配慮してくれているか」、「チーム内の人間関係は良好か」といった質問を定期的に行うことでコミュニケーションの活性度を測れ、何か問題があった場合でも早い段階で対応策を講じられます。

職場の強みチェックリストでは「作業レベル」「部署レベル」「事業場レベル」ごとにチェック項目があり、それぞれがどの程度充実しているのかを知ることができます。

参照：労働安全衛生総合研究事業「労働生産性の向上に寄与する健康増進手法の開発に関する研究」

お互いを知る機会をつくる

まずはお互いを知る機会をつくりましょう。どんな社員がいて、どんな仕事をしているのかを知ることで、コミュニケーションを持つ第一歩とすることができます。

他の従業員が何をやっているのかがわからないと情報共有が遅れたり、業務上の連携や協力もスムーズに行きません。お互いを知らないと人間関係の構築もできず、組織力や従業員エンゲージメントも育めないでしょう。以下のものから自社に合ったものを取り入れてはいかがでしょうか。

• 社内報

社内報で従業員のことを紹介する取り組みでは、普段接点のない従業員のことを知るきっかけとなり、その後のコミュニケーションでの話題作りにもなります。

• 社内SNS

部署や役職を越え、自由にやり取りができる社内SNSを作成するのも、従業員同士が知り合うひとつのきっかけになります。

• 1on1ミーティング

上司と部下とのあいだで、普段の業務内ではなかなかコミュニケーションの機会を作れない場合は1on1ミーティングが有効です。リモートでのミーティング機会を設ける企業も増えています。業務中には話せないようなことも、1対1の場では話しやすくなります。定期的な機会を設け、継続していくことができるようにするには、計画性が重要です。

心理的安全性を高める

上述でご紹介した「心理的安全性」は、良好な社内コミュニケーションを築くための大前提です。自分の言動が上司の叱責を招いたり、同僚の不信を買ったりすることがないという「心理的安全性」がなければ、いくらコミュニケーションの機会を設けても従業員は本音で交流することはできません。

まずは職場内の「心理的安全性」を確認しましょう。もし十分な「心理的安全性」が確保できていないようであれば、個別のヒアリングや配置換えなどを検討する必要があるかもしれません。

実際に職場で「心理的安全性」を作り、高めていくためには、どのような施策、意識付け、または言動をすれば良いでしょうか？

下記に7つの方法と具体策を挙げていきます。

1. 発言する機会を均等に作る

心理的安全性を高めるには、誰もが自由に発言できる環境を整えることが重要です。会議や打合せだけでなく、チームチャット等のバーチャルなコミュニケーションにおいても同様です。

• 朝礼などで全員が均等に発言できるように、リレー形式の発言機会を作る
• 細かい分野での顕彰制度などを設けて、普段、発言機会が多くない方からも話しを引き出す機会を作る

2. 互いを尊重し感謝しあう

基本的なことですが、チームや組織内の一人ひとりが互いを尊重することが重要です。これは、お互いの存在を受け入れて、信頼し、尊敬し合える関係性であるということです。
また感謝については「気持ちが大事」などの精神論ではなく、行動、言動を重視したものであることが重要です。

• サンクスカードを送りあう
• 対面やチャット等で感謝を直接伝える
• チームや組織の顕彰制度を設ける

3. ポジティブな思考と言動を意識する
愚痴や不満などのネガティブな言葉は控え、ポジティブな言葉を発信できるよう、思考や言動を前向きにすることが重要です。飛び交う言葉によって組織やチームの士気、雰囲気はガラリと変わります。

4. 1on1の価値を高める

チームや組織の上司が部下一人ひとりと、目標や手段を確認・相談するため、対話する1on1の機会があります。この1on1の価値を高めることは非常に重要です。うまく活用することで、心理的安全性を高める効果が期待できます。

5. 新人をチームでサポートする

新卒や中途入社、異動など、チームや組織にとっての「新人」はさまざまな不安を抱えています。心理的安全性が高い状態で入ってくる新人はいないでしょう。そのため、受け入れる側、すなわちチームや組織の側で、新人をサポートすることが重要です。

6. 評価方法を見直す

個人の成果や業績に基づいて評価すると、「頑張った分だけ評価してもらえる」というメリットがある反面、「ミスができない」や「Aさんに負けた」、「同期と差ができてしまう」といった不安を植え付けることもあり、心理的安全性の面ではマイナスに働くケースもあります。心理的安全性を高めるためには、評価方法を見直してみることも効果的です。

7. チームや組織編成を見直す

チームや組織編成の見直しとは、つまり組織図を見直して新たな部署やチームを作ったり、人員の配置を変えることです。
思い切りを要しますが、人が変われば組織が変わるため、新しく人間関係を構築するという点で心理的安全性の面においてもリセットされるでしょう。

心理的安全性に関する詳しい内容はこちら

交流を促進する環境を整える

社内コミュニケーションを活性化させるにあたり、環境は非常に大切な要素です。従業員同士の接点が少なかったり、交流できる場や活性化に必要なルールがないようであれば、まずその環境を整えていきましょう。たとえば、以下のような方法を採用できます。

• コミュニケーションツールの活用

現在多くの企業が社内コミュニケーションツールを取り入れています。一度に多くのメンバーに情報共有を行え、お互いが今どんな仕事をしているのか、その進捗状況なども共有できます。他の人の発信に対して気軽にコメントやリアクションがしやすく、業務に追われる中でも参加しやすいメリットがあります。

• フリーアドレス制

社内で利用するデスクを固定せず、毎日変動するフリーアドレス制にすることで、さまざまな人同士が交流できます。普段接しない人と会話をするきっかけができ、仕事に繋がるアイデアを得られたり、モチベーションアップできたりするでしょう。

• リフレッシュスペースやミーティングスペースの確保

毎日同じオフィスにいて、同じメンバーと顔を合わせるだけでは、社内コミュニケーションは広がりません。全従業員が使えるリフレッシュスペースやミーティングスペースを確保すると、自然と他部署の従業員と顔を合わせる機会が増えるでしょう。

• 情報共有ルールの整備

円滑なコミュニケーションをおこなうには、情報共有のハードルを取り払う必要があります。

情報共有のハードルとは「何の情報を、どう共有したら良いのかわからない」「今その場で必要ない内容や間違ったことを共有してしまったらと不安になる」の2点を指します。これらのハードルを下げると、従業員の自発的で主体的な情報共有が行えるようになります。 情報共有を行う手順やルール、共有先、テーマが定まっていれば「何を、どう共有したら良いのかわからない」という状況が防げます。

「作業効率化」や「良い事例共有」などテーマを設けることで、従業員の発展に寄与する情報の共有につながり、チームの生産性やモチベーション向上に寄与するでしょう。

• 情報共有の重要性の周知

コミュニケーションを活性化し情報共有をチームに定着させるには、チームメンバー全体の理解と協力が不可欠です。

コミュニケーション活性化は、情報の蓄積や共有ではなく「情報の活用」にこそ意味があり、情報が上手く活用されなければ個人・チーム・企業の能力向上には結びつきません。

従業員の自発的な行動を引き起こすためにも、コミュニケーションを通じた情報共有の重要性をあらかじめ社内に周知しておきましょう。社内周知方法はチームミーティングや1on1などさまざまありますが、従業員のだれもが理解できるように、繰り返し周知するのが大切です。

業務に関わらない環境を設ける

業務時間以外では、社内イベントや社内サークル・部活など、従業員の興味関心をもとにコミュニケーションの場を作るのも有効な方法です。従業員同士の業務時間外とは違った顔を見られるので、より互いを知り関係を深めるチャンスになります。

一方業務時間外の集まりは、家庭事情等で参加が難しい場合もあります。ランチ会や朝会・夕会など、出勤時間に合わせて交流ができる場を設けてもいいかもしれません。時間は限られますが、業務から離れた環境で、普段話せないことを話したり、互いを知ったりするのも有意義です。

もう少し長い時間を取って交流を深める場合には、社員研修やワークショップを開いてみてもよいでしょう。業務の一環として行い、参加するハードルを低くします。コミュニケーションが取りやすいよう、共通のテーマや議題について話し合ってもらうのも、会話が広がりやすくなる方法の一つです。

健康セミナーを開催する

業務に関わらない共通テーマとして「健康」は企業がアプローチしやすいものになります。

健康セミナーは全従業員を対象にしたポピュレーションアプローチの取り組みとなり、年齢や業種、役職などの垣根を超えた施策になります。

従業員の家族や、取引先の顧客を巻き込んだ施策を実施することも可能になります。

実施する内容に従業員同士が積極的にコミュニケーションを取れる機会を設けることで、コミュニケーションも活性化され、組織内外で様々な形で関係を構築することができます。

健康をテーマに、チームで目標に向かって取り組むことで、良好な職場環境の構築につながり、最終的に組織の生産性向上にもつながることが期待されます。

ワークエンゲージメントを高める

ワークエンゲージメントとは、仕事へのモチベーションが高く、やりがいを感じている状態を指します。ワークエンゲージメントが高い人ほど健康で生活満足度も高く、仕事の生産性が高いことが研究で明らかになっています。

参照：厚生労働省「ワーク・エンゲイジメントが労働者の健康・仕事のパフォーマンスへ与える影響」

ワークエンゲージメントの高い従業員は、業務やほかの従業員との関わりも積極的で、役割以外の仕事への取り組みや、部下への指導など、リーダーシップを発揮した行動を取れます。社内コミュニケーションを活性化させる核となる人物になることが期待できるでしょう。

では従業員のワークエンゲージメントを高めるため、どのような働きかけを行えばよいのでしょうか。過去の研究によりワークエンゲージメントを高める要因は「仕事の資源」と「個人の資源」とされています。この二つに対するさまざまなアプローチの方法があるので、以下にご紹介します。

組織ができる工夫

まず上で紹介した「仕事の資源」には、上司からのフィードバックや評価、職場の風土、会社の支援体制があります。つまり上司と部下の関係性や職場環境は、ワークエンゲージメントを向上させる上で重要な役割を担うといえます。
組織ができる工夫としては、管理者・職場環境それぞれへのアプローチが考えられます。以下に具体的にご説明しましょう。

●管理者へのアプローチ

従業員が生き生きと働けるかどうかは、管理者がどういったアプローチができる上に立つ人材であるかにも左右されます。部下のエンゲージメントを高めるために管理者に行えるアプローチとしては、以下のようなものが考えられます。

• 上司によるコーチング
• タスク型ダイバーシティ
• 1on1ミーティング
• 管理職研修

●職場環境へのアプローチ

一方、職場環境へのアプローチとして考えられるものは、以下のようなものです。

• 従業員が精神的・身体的余裕を持って仕事に取り組めるための、人手不足の解消。
• 職場の人間関係やコミュニケーションの円滑化。サポートし合える関係性の構築。
• テレワークやフレックス制、ノー残業デーなどの導入による、労働時間の短縮や働き方の柔軟化。
• 各種研修やキャリアアップ制度の整備による、学習・向上機会の提供。

従業員に促せる工夫

ワークエンゲージメントを高めるもう一つの要因である「個人の資源」は、目標設定や動機付けなど自己肯定感に起因する要件となります。これらを満たすためには従業員へ働きかける必要があります。

• 自己肯定感の向上
• ジョブ・クラフティング：従業員が主体的に行動し、やりがいを感じる働き方ができるよう促すこと

ワークエンゲージメントに関する詳しい内容はこちら

健康プログラムで社内コミュニケーションを活性化した事例

社内コミュニケーションには、上記のように様々な取り組みで活性化を促すことが可能です。その中で、健康プログラムを行うことで社内のコミュニケーションが活性化した事例を下記でご紹介します。

健康増進月間で運動不足解消と社内コミュニケーション活性化を実現 │ NTTテクノクロス株式会社様の事例

運動不足の解消と同時に、テレワークにより従業員同士もなかなか会えない時期だからこそコミュニケーションの促進を目的に「健康増進月間」を企画しました。

LIVE形式のRIZAP健康セミナーを含め、延べ200名以上が参加し、想定以上の盛り上がりとなりました。

『健康増進月間』ではオフィスに出社している従業員は会議室から参加し、テレワークのためオンラインで参加している従業員とともにセミナーを視聴したり、5minトレーニング動画をみるなどしてイベント形式でトレーニングを行う企画を複数回立てて実施しています。

健康セミナーや5minトレーニングに参加した人も、参加できなかった人もRIZAPの共通話題で盛り上がり、運動不足の解消だけでなく社内コミュニケーションの活性化にも繋がりました。

プログラム後に自発的な健康コミュニケーションが活発に │ トヨタ自動車九州株式会社様の事例

トヨタ自動車九州株式会社様でRIZAPがサポートした今回のプログラムの後では、従業員の健康度が上がっただけでなく、参加者の方々が自発的・積極的に健康についてのアクションを社内で盛り上げられるような、コミュニケーション活性化が見受けられました。

【プログラム後の社内の変化】

• 腰痛予防に向けてストレッチをしようと呼びかけをする人が出てきた
• プログラム後にウォーキングイベントを開催したが、RIZAP参加者が中心となって声掛けをした
• 独自の資料を作成し、自部署に健康の呼びかけをする人が出てきた
•  参加者の上司から「性格が前向きになった」という評価が出てきた

このようなアクションにつながった理由として、トヨタ自動車九州株式会社では健康セミナー、卒煙施策など一般的なポピュレーションアプローチは既に実施されていましたが、疾病休業日数の低減・トヨタグループBMIワースト３からの脱却・高齢化対応のために一歩踏み込んだ健康施策を検討されていました。

健康無関心層にも波及する強いポピュレーションアプローチとしてRIZAP法人ウェルネスプログラム「結果にコミット®コース」を導入し下記のような結果が現れました。まずは厳選したメンバーが生活習慣を改めて見た目を変え、追随するメンバーを増やそうと実施した５０名において心身ともに変化が見られた好事例です。

• 体重平均6.1kg減（最大21.4kg減）
• BMI 平均 2.1減（最大7.0減）
• 腹囲平均8.8cm減（最大20.4cm減）
• 体脂肪率平均4.2%減（最大12.8%減）
• 健康管理についての意識変化： 100％
• 健康意識が高まった： 100％
• ポジティブになった： 89％
• 自分に自信がついた： 79％

プログラム後には参加してない方からも高い関心が寄せられ 「自分も参加したい」「体を変えたい」という声も上がっているとのことです。

トヨタ自動車九州株式会社の詳しい事例はこちら　

まとめ

社内コミュニケーションを活性化する取り組みは、すぐにできるものから時間を掛けて準備が必要なものまでさまざまです。定期的に現状の活性化度を測りつつ、従業員や社内環境に合わせて、活性化を図る方法を適切に選んでいくことが大切です。